Wielokrotnie klienci naszej firmy, którzy otrzymali dofinansowanie z funduszy unijnych zmierzają się z podstawowym, pozornie błahym problemem beneficjentów. Mianowicie chodzi o prawidłowe oznakowanie realizowanych projektów unijnych. W nawiązaniu do licznych pytań w tym temacie, niniejszy artykuł odpowiada na wszelkie wątpliwości związane z oznakowaniem dofinansowanych projektów unijnych.

Po podpisaniu umowy z odpowiednim urzędem, jednym z podstawowych działań z zakresu informacyjnego i promocyjnego, które bardzo często jest traktowane małostkowo i marginalnie staje się właściwe oznakowanie projektu unijnego. Należy przede wszystkim pamiętać, że spełnienie obowiązków dotyczących oznakowania projektu jest jednym z warunków przekazania beneficjentowi dofinansowania. Oznacza to, że jeżeli przyznane środki zostały wydatkowane zgodnie z warunkami zawartymi zarówno w umowie o dofinansowanie oraz we wszystkich obowiązujących wytycznych, a nie zapewnione zostały działania informacyjno- promocyjne projektu, może zdarzyć się że wydatek zostanie uznany za niekwalifikowany. To jednak nie oznacza, że brak logotypu na zakupionej maszynie musi skończyć się zwrotem całego przyznanego dofinansowania. Działania informacyjne i promocyjne mają przede wszystkim na celu poinformowanie jak najszerszej grupy społeczeństwa o tym, że konkretne przedsięwzięcie zostało zrealizowane dzięki wsparciu unijnemu. Dlatego właśnie tak dużą uwagę przykłada się do właściwego oznakowania projektów unijnych. Duża część beneficjentów popełnia błędy właśnie
w tym zakresie.

Szczegółowe zasady, w jaki sposób należy wywiązać się z obowiązku informacji i promocji projektu są wykazywane w Wytycznych dla beneficjentów w zakresie działań informacyjno-promocyjnych w ramach odpowiednich Programów Operacyjnych. W dokumentach określone zostały minimalne wymagania do zastosowania przy oznaczaniu dokumentów, niezakupionych maszyn i urządzeń, strony internetowej, a także zasady umieszczania tablic informacyjnych i promocyjnych.

Należy pamiętać, że prawidłowe oznakowanie projektu realizowanego w ramach funduszy unijnych powinno składać się z:

  1. oznakowania wszelkiej dokumentacji związanej z dofinansowanym projektem;

  2. umieszczenia odpowiedniej tablicy informacyjnej na czas realizacji projektu oraz tablicy pamiątkowej po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia;

  3. umieszczenia plakietek informacyjnych na zakupionych maszynach, sprzęcie czy wyposażeniu;

  4. umieszczenia informacji na stronie internetowej beneficjenta.

Każdy rodzaj oznakowania zawiera właściwy zestaw logotypów. Muszą być one stosowane z zachowaniem odpowiednich zasad. Na przykład niedopuszczalna jest zmiana kolejności logotypów, a także dodawanie znaków graficznych, np. identyfikujących beneficjenta. Na przykład dla Województwa Mazowieckiego właściwy zestaw i układ logotypów wygląda następująco:

  1. po lewej stronie logotyp Narodowej Strategii Spójności 2007–2013 w formie znaku programu regionalnego;

  2. po prawej stronie właściwie podpisany znak Unii Europejskiej, z podpisem Unia Europejska oraz ze wskazaniem na: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;

  3. w środku logotyp marki Mazowsze.

Logotypy są dostępne do pobrania na stronach internetowych konkretnych Programów Operacyjnych. Warto dokładnie zapoznać się z załącznikiem do Wytycznych dla beneficjentów w zakresie działań informacyjno-promocyjnych. Zostały tam zawarte przykłady prawidłowego użycia logotypów oraz ich dopuszczalne formy. Jeżeli beneficjent zastosuje odpowiednie oznakowanie kolorowe, koniecznie musi upewnić się, że wykorzystane barwy są tożsame z tymi we wzorze. Żeby uniknąć błędu, rekomendowane jest posługiwanie się plikami udostępnionymi na stronie internetowej. Można również posłużyć się Księgą identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności dostępnej m.in. na stronie www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Zdarza się, że umieszczenie oznakowania na materiałach czy urządzeniach jest niemożliwe ze względu na ich rozmiar. Wówczas dopuszczalne jest zmniejszenie oznakowania, jednakże tylko pod warunkiem zachowania odpowiednich proporcji. Jeśli ze względu na rozmiar oznakowanie staje się nieczytelne, można z niego zrezygnować. W takim przypadku naklejkę można nanieść np. na opakowanie przedmiotu. Znakiem graficznym obecnym praktycznie na wszystkich projektach, które zostały wsparte w ramach budżetu unijnego, jest logo Narodowej Strategii Spójności. Symbolika znaku nie jest przypadkowa. Jedna z gwiazd – żółta, nawiązuje do flagi Unii Europejskiej zarówno poprzez swój kolor, jak i niebieskie tło. Barwy pozostałych dwóch gwiazd – białej i czerwonej nawiązuje do symboliki flagi Polski. Logo nawiązuje do idei przewodniej „Napęd twórczych przemian”, symbolizuje dynamikę, twórczość oraz nakierowanie na przyszłość. Przygotowując dokumenty aplikacyjne, należy pamiętać, że wydatki związane z działaniami informacyjno- promocyjnymi są kwalifikowane i mogą zostać ujęte w budżecie projektu. Bardzo często w ramach wydatków na informację i promocję ujmowane są w budżecie koszty zakupu tablicy informacyjnej i pamiątkowej oraz naklejek informacyjnych do oznakowania zakupionych środków trwałych. Tej kategorii wydatku nie należy jednak utożsamiać z promocją produktów czy usług, które w wyniku realizacji projektu będą oferowane na rynku.